Wir speichern Artikel, machen Screenshots und legen Ordner an. Idealerweise sollte unser „externes Gehirn“ uns den Rücken (und den Kopf) freihalten. Wenn es uns stattdessen stresst und so anfühlt, als würde es uns mehr Arbeit machen, als abnehmen, läuft etwas schief.

Woran merkst du also, dass dein persönliches Wissensmanagement (PKM) eher ein Zeitfresser als eine Unterstützung ist? Hier sind 7 Anzeichen dafür, dass dein aktuelles System nicht für dich arbeitet, sondern du für dein System.

1. Du sammelst alles, was du liest

Du speicherst interessante Artikel, Screenshots, PDFs, Zitate oder Posts, mit der festen Absicht, sie später zu lesen und zu bearbeiten. Aber später ist leider viel zu selten, da du zu viel speicherst, um alles noch bearbeiten zu können.
Du hast also eine große Menge von Informationen, aber die Inhalte sind überwiegend nicht von dir: Du steckst in der Sammler-Falle. Mehr Informationen bedeuten aber nicht automatisch mehr Klarheit.
Wissen entsteht nicht durch das Speichern von Informationen, sondern indem du damit arbeitest. Ein System, das nur sammelt, bringt dir nicht viel. Besonders, da es mit KI-gestützter Suche noch leichter geworden ist, Dinge schnell zu recherchieren, verlieren Informationen, die du einfach nur abgelegt hast, noch mehr an Wert. Daher brauchst du Filter – z.B. in Form von Fragen, die du dir stellst, bevor du etwas ablegst.

2. Du suchst ständig nach deinen Notizen

Du erinnerst dich genau an eine interessante Idee oder eine hilfreiche Grafik aus einem Seminar. Du weißt, dass du es gespeichert hast, aber wo? In deinem Notizbuch? Hast du eine Messenger-Nachricht an dich selbst geschickt? Einen Link in deiner Read-Later App gespeichert? Oder eine Datei in einen Ordner gelegt?
Hier eine App, da ein Notizbuch, dazu noch ein paar Dokumente in verschiedenen Ordnern – Parallelsysteme entstehen oft organisch; und wenn nicht klar ist, was wohin kommt und wo deine erste Anlaufstelle ist, entsteht Reibung.
Und: Du verlierst du den Vertrauen in dein eigenes System, wenn du deine Notizen nicht sicher wiederfindest.

3. Du beschäftigst dich mehr mit Tools und Struktur, statt mit Inhalten

Wenn du sehr häufig dein Tool wechselst, an der Einrichtung arbeitest, neue Templates bastelst oder Metadaten strukturierst, verbringst du mehr Zeit mit deinen Tools als mit deinen Inhalten.
Wir neigen dazu, Probleme mit neuen Apps, komplexen Prozessen oder Strukturen lösen zu wollen. Ein klarer Fokus auf das Wesentliche bringt aber oft mehr. Ein gutes System sollte entlasten, nicht zusätzliche Arbeit generieren (denn das erhöht die extrinsische Last).

4. Du kannst dich kaum erinnern, was du zuletzt gelesen hast

Viele Fach- und Führungskräfte konsumieren enorme Mengen an Inhalten – Podcasts, Fachartikel, Newsletter. Doch am Ende der Woche bleibt oft nur ein diffuses Gefühl von „da war was“.

Wenn wir viel konsumieren, ohne es zu verarbeiten, vergessen wir es schnell. Unser Gehirn braucht Anknüpfungspunkte. Dazu reicht Speichern nicht, sondern wir müssen aktiv damit arbeiten – umformulieren, Vergleiche ziehen, eigene Gedanken dazu aufschreiben.

5. Du hast Angst, Notizen oder Dateien zu löschen

„Das könnte ich irgendwann noch brauchen.“ Dieser Gedanke führt dazu, dass du alles aufhebst, auch wenn du es schon lange nicht genutzt hast. Aber wenn dein System überladen ist und vermüllt, musst du dich bei jeder Suche durch irrelevante Dateien wühlen. Tipp: Wenn du dich nicht direkt zum Löschen durchringen kannst, probiere es mit einem Archiv.

6. Deine Notizen sind nicht vernetzt

Ein klassisches Hindernis ist es, wenn du deine Notizen und Dateien in starren Ordnerhierarchien ablegst.
Dadurch musst dich beim Erstellen einer Notiz für einen Ordner entscheiden, auch wenn es möglicherweise mehrere passende Themengebiete gibt. Querverbindungen zu anderen Themen sind dadurch nicht sichtbar und so geht wertvolles Potenzial verloren. Ein gutes System nutzt Verlinkungen – das passt auch besser zur Denkweise unseres Gehirns.

7. Du arbeitest nicht mit deinen Notizen

Dies ist eines der deutlichsten Anzeichen für ein ineffektives System. Wenn du für jedes neue Konzept, jeden Artikel oder jede Präsentation das Rad neu erfinden musst, nutzt du dein vorhandenes Kapital nicht.
Jede neue Information sollte auf dem aufbauen, was du bereits weißt. Wenn du jedoch nicht aktiv mit deinen Notizen arbeitest, verpasst du diesen Vorteil.
Ein funktionierendes PKM-System ermöglicht es dir, Bausteine aus vergangenen Arbeiten in neue Kontexte zu übertragen. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität deiner Arbeit.
Dazu gehört das Überarbeiten, Anreichern und Verknüpfen deiner Notizen. Mach das am besten zu deiner Gewohnheit: Wenn du etwas aufschreibst, schau immer nach, was du dazu bereits hast, passe es an und verknüpfe zusammenpassende Ideen.

Wenn du dich in einigen dieser Punkte wiedererkennst, ist das kein Zeichen von mangelnder Disziplin

Es ist oft ein Zeichen dafür, dass deine aktuelle Methode nicht zu deiner Arbeitsweise passt.

Sammeln ist einfach. Speichern auch. Was wirklich weiterbringt, ist: verarbeiten, verbinden, wiederfinden und nutzen.
Gutes Wissensmanagement ist keine Archivierung und kein Selbstzweck, sondern etwas, das dich im Alltag begleitet – mit einfachen Methoden und ohne unnötige Komplexität.
Wenn du merkst, dass dein aktuelles System dich eher bremst, fang klein an. Reduziere Komplexität und konzentriere dich auf die Verarbeitung statt auf das Sammeln.